ちょっと前に話題になったメール破産ですが，実際 に破産宣告している人は決して多くないとはいえ，実際のところ破産寸前な 人って意外と多いのではないかと思います．
そういう人にメールを送ると，返って来たり返って来なかったりしてとても 困るわけなのですが，実は メールを送る側 にも原因の一端はあると考 えます．つまり，超多忙な人から返事をもらいやすいメールと，忘れ去られ やすいメールの傾向ってものがあります．
というわけで，メール破産寸前な人から返事をもらいやすくするためのコツ として，思いつくものをいくつか挙げてみます．実はいくつか挙げるまでも なくて，一言でいうと 「処理しやすいメールにする」 こと．処理しに くいメールは後回しになって，そして一度後回しになると，それは次から次 にやってくる新着メールに押し流されるので，次にいつ読んでもらえるかは 保証の限りでなくなります．つまり「後回し」にされることをいかに避ける かが重要です．
とにかく一番大事なのは，返信が必要だということがメールを開いた瞬間に 伝わるようにすることです．最悪なのは，前半でだーっと報告事項とかを述 べて，その後に長い引用があって，最後にアクションを求める文がある場合 です．肝心な部分を読み飛ばされる恐れがあります．
だいたい忙しい人の場合，さてメールを読むか，というときにはメールボッ クスに数十通とか，たぶん人によってはそれ以上のメールがたまっています． それらを取り込んでから，ざっと目を通してどれを精読するべきかを ほ ぼ直感的に 選別します．ここでふるい落されるとアウトです．
なので，メールのできるだけ冒頭で「以下の各事項についてX月Y日までご回 答をお願いします」のように，まずはざっくりと用件を述べてから各論に入 る方が危険度は下がります．
何かアクションを起こすことが望まれているのはわかるのだけど，具体的に 何をして欲しいのかさっぱりわからない，あるいはわかるまでに努力を要す るメールというのがときどき来ます．具体例としては，結城浩さんのこの 記事なんかの例が典 型的．
複数の要素が含まれるのであればちゃんと分解して，例えば箇条書きにする． それぞれを返事が必要なものとそうでないものに明確に分類する．Yes/No の返事が必要なのであればそうだとはっきりわかる文面にするのがよいし， そうでなくても，何を回答すればよいのかが明確になるようにする．アンケー トのシートを作るつもりで書くとよいかも知れません．
以上は単にメールの書き方の問題ですが，それとは別に「本質的に難しい」 ために簡単には答えられないメールの場合もあります．そういう場合は， 「pending」という回答が可能なように配慮しておくのも一つの手です． pending という回答をもらったところで何かが解決するわけではないのです が，返事のないまま放置されるよりは次の手の打ちようがあるってもんです．
ファイルを添付するのが悪いと言っているのではありません．もちろん添付 ファイルが必要な場合もあるでしょう．問題は「添付ファイルを開かないと 用件がわからない」メールです．典型例は，「標記の件につきまして，添付 の通り通知がありましたのでよろしくお願い致します」みたいなのしか本文 に書いてないメールです．
「添付ファイルなんてダブルクリック一発で開けるじゃん」てのはおっしゃ る通りなのですが，数十通のメールに一気に目を通す場合，そのワンアクショ ンの必要性が「後回し」への分かれ道になります．
用件が本文に書いてあっても，普通はやっぱり添付ファイルを見ないと返信 はできないので，添付ファイルができるだけ見やすくなっていることも重要 です．例えば，複数ファイルが zip でまとめられていたりするのは，一見 親切なようですが，たいていのメールソフトウェアでは，開くのにワンアク ション (あるいはそれ以上) 余計に必要になるため，しきいが上がります (ケースバイケースなので，zip でまとめるのが常に悪いという主張ではな いです．念のため)．さらにそれが暗号化されていて「パスワードは別メー ルでお送りします」とかだともう後回し確定です．嗚呼，個人情報保護法．
特にえらい人や忙しそうな人が相手の場合，はっきりと〆切を切るのが失礼 な気がしてしまって，つい「お時間のあるときにでもお目通し下さい」とか 心にも思ってないことを書きがちです．それは本来送り手の配慮なわけです が，メール破産予備軍の人にとっては，実はこれは迷惑以外の何物でもあり ません．
だいたいが，メール破産するような人にとって「お時間のあるとき」なんて 永遠に来ないんですよ．だからそんなメールは存在しないのと同じです．だっ たら最初から送って来るな，という結論に至ります．
不躾に見えても「X月Y日までにご返信をお願いします」などとずばっと書く 方が相手もありがたいはずです．もちろん書く場所はメールのできるだけ最 初の方です．
この辺は意見の分かれるところだと思うのですが，私見を書きます (まあこ の記事全部が私見ですが)．
ひと昔前であれば，メールの全文引用というのはよくないマナーだとされて いました．主に，ネットワーク帯域やディスク資源が乏しかったのが理由だ と認識しています．
今や状況は大きく変わりました．Office ファイルがガンガン添付されて来 るこのご時世，過去のメール本文がすべて全文引用されたくらいで，データ 容量的には屁でもありません．
であれば，過去の経緯を思い出すために古いメールを探さなくてはならない よりも，そのメールの中に過去のメールが引用されている方がずっと便利だ と私は考えます．
ただし，引用のしかたには注意が必要です．全文引用をだーっとした上で， その途中途中に自分の発言をはさみこむのはあまりお奨めしません．埋没し て読み落とされる恐れがあるからです．私の場合，まず新たに書いた本文を メール冒頭にまとめて配置し，署名をつけて，その後ろに全文引用をします． 引用部と交互に読んでもらいたい場合は，必要最小限の引用部だけ改めてコ ピーして，本文の中に入れます．結果的に，全文引用が悪とされた時代の， すなわち引用を最小限にとどめたメールが前半に来て，その末尾 (署名の後 ろ) に全文引用がくっついた形になります．「署名以降は読み飛ばされても よい」と考えることにしています．
「いや，全文引用はすべきでない．過去のメールは In-Reply-To や References から容易にたどれるはずだ，たどれないのであれば，そんなメー ルソフトウェアを使っている奴が悪い」「Gmail に全部つっこんどいて検索 すれば済むじゃん」と主張するのは自由ですが，その主張が受け入れられる 保証はどこにもありません．
暴言を吐きますが，そもそもがメール破産しそうな人ってのはメールを適切 に処理する技術に長けていないから，処理容量オーバに至るわけです．メー ルを読むスタイルを頑固に変えない人が多そうな気がします．根拠は無いけ どメール破産で有名な Knuth なんてその典型な気がするぞ (←大偏見)． ちなみに私なんかもまさにそういうタイプで，添付ファイルを処理するには Windows 上のメールソフトウェアを使うのが便利だとわかっているにも関わ らず，いまだに FreeBSD 上の Emacs で Mew 使って，なんかゴニョゴニョ と小ざかしい工夫 [2005-11-28-1] をしてたりするわけで．
複数の人にメールを送るときに，起こすべきアクションははっきりと書いて あるのに，誰が起こすべきなのかが明示されていない場合があります．この 場合，受取人同士が互いに遠慮したり，あるいは自分のことではないと都合 よく解釈したりして，結局誰からも返事がなかったりします．
アクションを起こすべき人を指定できるのであれば最初からそうするのが ベストですし，そうでない場合も「どなたか○○して下さいませんか」では なくて，全員に「○○して頂くことが可能かどうかご回答下さい」として状 況を把握した上で改めて依頼する方が，結局はスムーズに行くことが多いで す．
「返信を受け取るコツ」という趣旨からはちょっと外れますが，返信しなく て済むのであればそのようにするのがベストな場合もあります．つまり， 「○○としたいと思いますが問題ありますでしょうか?」はやめて「○○と したいと思います．問題がありましたらご連絡下さい」にする．もっと万全 を期すなら「X月Y日までにお返事を頂けない場合はご承認頂いたこととして 進めます」とかですね．
この場合注意しなくてはならないのは，何らかの事故でメールが届かなかっ たとか，メールを見落とされていたとかのケースと，承認のケースが区別で きないことです．なので最悪の場合に自分自身で責任が取れないような案件 では使わない方が身のためです．
結局は，相手の身になって考えましょうというごく当たり前のことを並べて いるだけです．これらを考慮してメールを書くのはそれなりに骨が折れます が，その後の仕事の進み方を考えると，その分のコストを払う価値はあるか なと思います．
あ，私自身が実践できているかというとその限りではありません．あと，こ こに出て来る「メール破産しそうな人」は決して私のことではありません． 違います．違うってば．
最終更新時間: 2007-09-16 00:17